Fallstudie · anonymisiert · Dienstleistung
Lohnbuchhaltung für Freelancer: passendere Anfragen und mehr Abschlüsse bei gleicher Teamgrösse.
Ein Dienstleister für Lohnbuchhaltung erhielt viele unpassende Kontaktanfragen und hatte Mühe, seine Premiumpositionierung im Verkauf zu vermitteln. Das Mandat verband eine geschärfte Website, beratenden Verkauf, Einzelcoachings, schnellere Kontaktaufnahme und klarere CRM-Abläufe. Verglichen werden 2024 und 2025; das Mandat begann im Januar 2025.
- Kontaktanfragen
- 452 → 460
- Qualifizierte Anfragen
- 23 % → 64 %
- Abschlussquote qualifizierter Anfragen
- 32 % → 62 %
- Gewonnene Einzelkunden
- ca. 33 → 183
Datenquelle laut Mandatsangaben: HubSpot. Die Rohberichte wurden für diese Veröffentlichung nicht unabhängig geprüft. Der Kunde bleibt anonym.
1. Kontext
Acht Verkäufer, ein Kontaktformular.
Das Unternehmen erbringt Lohnbuchhaltung für Freelancer und positioniert sich im oberen Marktsegment. Nach einer Übernahme im Jahr 2020 verlor es wichtige Verkäufer. Laut Mandatsangaben ging der Umsatz zwischen 2020 und 2024 im Durchschnitt um rund 8 % pro Jahr zurück.
Neue Einzelkunden kommen über E-Mail-Anfragen aus dem Kontaktformular der Website. Eine direkte Terminbuchung gibt es nicht. Der Ablauf lautet deshalb Kontaktanfrage, vereinbarter Ersttermin, durchgeführter Ersttermin, Neukunde.
Das Verkaufsteam umfasste in beiden Jahren acht Personen, mit einem Abgang und einem Neuzugang im Vergleichszeitraum. Eine gleiche Kapazität in Vollzeitstellen ist damit nicht belegt.
2. Ausgangsbasis · 3. Symptom
Viele Anfragen, wenige passende.
2024 gingen 452 Kontaktanfragen ein. Nur 23 % davon waren qualifiziert, also für das Angebot tatsächlich geeignet. Von den qualifizierten Anfragen wurden 32 % zu Kunden.
Die erste Kontaktaufnahme dauerte laut Mandatsangaben durchschnittlich 36 Stunden. Die Reputation war belastet, und die Premiumpositionierung liess sich im Gespräch schwer begründen.
4. Diagnose · 5. Intervention
Erst die Passung, dann das Gespräch.
Die Mandatsarbeit setzte an zwei Stellen an: an der Frage, wer überhaupt anfragt, und an der Art, wie Verkäufer den Nutzen einer höherwertigen Leistung erklären.
- Website und Angebotspositionierung
- Die Website erklärte klarer, für wen die Leistung gedacht ist. Das sollte unpassende Anfragen reduzieren, bevor sie Verkaufszeit binden.
- Beratender Verkauf und Einzelcoachings
- Verkäufer vermittelten vor dem Kauf mehr Wissen und übten Einwandbehandlung in Einzelcoachings.
- Schnelle Kontaktaufnahme
- Neue Anfragen erhielten einen sofortigen Anruf und frühere Termine, begleitet von persönlichen Videos vor dem Termin. Laut Mandatsangaben sank die Reaktionszeit von 36 Stunden auf unter drei Minuten; die Messdefinition ist nicht dokumentiert.
- CRM, Pipeline und Forecast
- Klare CRM- und Pipeline-Abläufe lieferten der Eigentümerschaft verlässlichere Forecasts. Ab Monat drei kamen Empfehlungsaktionen hinzu.
6. Wirkung · Einzelkunden
Einzelkunden aus dem Kontaktformular.
Die Zahl der Anfragen blieb fast gleich. Verändert haben sich der Anteil passender Anfragen und die Abschlussquote innerhalb dieser Gruppe.
| Kennzahl | 2024 | 2025 | Bezug |
|---|---|---|---|
| E-Mail-Anfragen über das Kontaktformular | 452 | 460 | Gemeldete Anzahl |
| Anteil mit vereinbartem Ersttermin | 41 % | 67 % | Anteil aller Anfragen |
| Vereinbarte Ersttermine | ca. 185 | ca. 308 | Berechnet |
| Teilnahmequote | 43 % | 66 % | Anteil der vereinbarten Termine |
| Durchgeführte Ersttermine | ca. 80 | ca. 203 | Berechnet |
| Anteil qualifizierter Anfragen | 23 % | 64 % | Separate Bewertung aller Anfragen |
| Abschlussquote | 32 % | 62 % | Anteil der qualifizierten Anfragen |
| Gewonnene Einzelkunden | ca. 33 | ca. 183 | Berechnet: Anfragen × Qualifizierung × Abschlussquote |
| Kosten pro gewonnenem Einzelkunden | CHF 410 | CHF 390 | Gemeldeter Durchschnitt |
| Jährliche Servicegebühren pro Einzelkunde | CHF 7’210 | CHF 7’490 | Gemeldeter Durchschnitt, annualisiert |
| Jährliches Gebührenvolumen der gewonnenen Einzelkunden | ca. CHF 240’000 | ca. CHF 1’367’000 | Berechnet, annualisiert; kein Kalenderjahresumsatz |
Rechnerisch gewann der Dienstleister 2025 rund 183 statt 33 Einzelkunden aus dem Kontaktformular, bei nahezu gleicher Anfragezahl.
Die Neukundenzahl ergibt sich aus Anfragen × Anteil qualifizierter Anfragen × Abschlussquote. Termin- und Teilnahmequote beschreiben den Weg dorthin und werden nicht nochmals in diese Rechnung eingesetzt.
- Einzelkunden: 452 × 23 % × 32 % = 33,2672 und 460 × 64 % × 62 % = 182,528.
- Gebührenvolumen: 33,2672 × CHF 7’210 = CHF 239’856.51 und 182,528 × CHF 7’490 = CHF 1’367’134.72.
- Kosten pro Einzelkunde: CHF 390 ÷ CHF 410 = −4,9 %. Jährliche Gebühren pro Einzelkunde: +3,9 %.
- Die Teilnahmequote stieg um 23 Prozentpunkte. Das ist nicht dasselbe wie +23 %; relativ sind es +53,5 %.
Separat beauftragte Erweiterung
Grosskunden: ausserhalb des Kontaktformulars.
Als eigener, separat bezahlter Auftrag entstand eine Akquise über LinkedIn, Briefe, E-Mail und Marketing. Zwei der acht Verkäufer konzentrierten sich auf Grosskunden, mit Training und wöchentlichen Kontaktzielen. Diese Grosskunden sind in den Kontaktanfragen oben nicht enthalten.
| Kennzahl | 2024 | 2025 |
|---|---|---|
| Gewonnene Grosskunden | 2 | 11 |
| Jährliche Servicegebühren pro Grosskunde | CHF 132’000 | CHF 174’000 |
| Jährliches Gebührenvolumen der gewonnenen Grosskunden | CHF 264’000 | CHF 1’914’000 |
| Einzel- und Grosskunden zusammen, berechnet | ca. CHF 504’000 | ca. CHF 3’281’000 |
Exakte Summen: CHF 503’856.51 für die 2024 gewonnenen und CHF 3’281’134.72 für die 2025 gewonnenen Neukunden. Beide Werte basieren auf durchschnittlichen jährlichen Gebühren. Sie sind weder verbuchte Erlöse im jeweiligen Kalenderjahr noch der Gesamtumsatz des Unternehmens. Die Definition eines Grosskunden, die genauen Kampagnenkosten und Primärbelege liegen nicht vor.
7. Grenzen
Was diese Zahlen nicht beweisen.
- Mehrere Massnahmen wirkten gleichzeitig: Website, Coaching, Reaktionszeit, CRM und Empfehlungsaktionen. Der Vergleich zeigt die Entwicklung während des Mandats, nicht die isolierte Wirkung einer einzelnen Massnahme.
- Laut Mandatsangaben gab es 2025 keine Preiserhöhung. Die höheren Gebühren pro Kunde beruhen auf den gemeldeten Durchschnittswerten der neu gewonnenen Kunden.
- Die Qualifizierung ist eine separate Bewertung der ursprünglichen Anfragen. Ihre genaue Stellung im Ablauf wird nicht als weitere sequenzielle Stufe behauptet.
- Die jährlichen Gebührenvolumen sind annualisierte Werte der neu gewonnenen Kunden. Sie sind kein belegter Umsatz im Kalenderjahr, kein Gesamtumsatz und kein Gewinn.
- Die Zahlen stammen aus dem CRM des Kunden. Die Rohberichte wurden nicht unabhängig geprüft. Die Qualifizierungskriterien blieben laut Mandatsangaben in beiden Jahren gleich.
Weiterlesen
Die Themen hinter diesem Fall.
- Verkaufsorganisation optimierenWarum zwei Verkäufer mit eigenem Auftrag für Grosskunden eine Organisationsentscheidung sind.
- Sales Coaching für VerkaufsteamsWann Einzelcoachings wirken und wie ihre Wirkung geprüft wird.
- Abschlussquote verbessernWarum hier die qualifizierten Anfragen der Nenner sind.
- Fallstudie ERP-SaaSEin Fall mit direkter Terminbuchung und Abschlussquote auf alle Anfragen.
- Leitfaden VertriebskennzahlenAnnualisierte Werte, Kalenderjahresumsatz und Prozentpunkte sauber trennen.
- VertriebsdiagnoseWie der Engpass belegt wird, bevor eine Massnahme beginnt.
Wo verliert Ihre Verkaufsorganisation Umsatz?
Mandat prüfenJede Verkaufsorganisation hat ihren eigenen Engpass. Der Fit-Check klärt, ob eine Diagnose sinnvoll ist.